Alloggiati Web: come si usa, accesso e invio ospiti a Roma

Alloggiati Web è il portale della Polizia di Stato per comunicare le generalità degli ospiti alla Questura. Per usarlo servono le credenziali rilasciate dall’ufficio competente e la scheda codici: si accede, si inseriscono gli alloggiati, si conferma la trasmissione e si conserva la ricevuta digitale. L’invio va effettuato entro 24 ore dall’arrivo; per soggiorni non superiori a 24 ore, entro 6 ore.

Questa guida spiega la procedura operativa e le particolarità dell’accreditamento a Roma. Il riferimento per schermate e funzioni è il manuale ufficiale Alloggiati Web: se una voce cambia, consulta la versione disponibile nel portale.

La registrazione in Questura è un adempimento distinto dall’apertura dell’attività ricettiva.

A cosa serve Alloggiati Web e chi deve inviare i dati

Il portale ufficiale Alloggiati Web raccoglie le comunicazioni previste dall’articolo 109 del TULPS. L’obbligo riguarda le strutture ricettive e comprende i locatori e sublocatori per contratti di durata inferiore a 30 giorni. La prenotazione tramite una piattaforma non sostituisce la comunicazione di pubblica sicurezza.

Si trasmettono gli arrivi effettivi, con i dati delle persone identificate. Non basta registrare chi ha prenotato se nell’alloggio soggiornano altri ospiti. Le regole riguardano anche cittadini italiani e minori: la cittadinanza non determina un’esenzione.

Il servizio pubblico è gratuito. Eventuali costi di un gestionale o di un incaricato sono separati e non costituiscono una tariffa della Polizia di Stato. Non è necessario acquistare un programma per compilare manualmente le schedine.

Alloggiati Web non rilascia CIN, non sostituisce gli adempimenti statistici regionali né quelli sul contributo di soggiorno. Per l’avvio di un alloggio privato, consulta la guida alla locazione turistica non imprenditoriale a Roma. Qui affrontiamo accesso, trasmissione e controllo delle ricevute.

Alloggiati Web Roma: come richiedere le credenziali

L’abilitazione si richiede alla Questura della provincia dove si trova l’alloggio, prima di ricevere gli ospiti. Per Roma, la pagina ufficiale della Questura sul servizio Alloggiati pubblica il modulo, gli allegati e le indicazioni aggiornate.

La Questura di Roma indica l’invio esclusivamente tramite PEC a dipps172.00n0@pecps.poliziadistato.it, riunendo la documentazione richiesta in un unico file PDF. Verifica sempre modulo e recapito sulla pagina ufficiale prima della spedizione: una semplice email ordinaria non equivale alla procedura indicata.

Compila i dati del richiedente e dell’attività in modo coerente con la documentazione amministrativa. Conserva la prova della richiesta e controlla le eventuali richieste di integrazione. Non esiste un tempo di rilascio da promettere indistintamente a ogni struttura.

L’accesso avviene con credenziali e scheda codici. Il vecchio certificato digitale da installare nel browser è stato superato: non seguire istruzioni che impongono il suo rinnovo biennale. Se cambia il soggetto che gestisce l’alloggio, verifica con la Questura come aggiornare o disabilitare l’utenza; non riutilizzare automaticamente quella del precedente gestore.

Login Alloggiati Web: accesso con credenziali e scheda codici

Apri il sito della Polizia di Stato e controlla l’indirizzo prima di inserire dati riservati. Il login descritto dal manuale ufficiale utilizza questi passaggi:

1. Dal menu Accesso seleziona Codici e raggiungi l’Area di lavoro dedicata a questa modalità.
2. Inserisci nome utente e password della tua utenza. Controlla maiuscole, spazi e caratteri copiati accidentalmente.
3. Completa la verifica usando la scheda codici: il sistema richiede le cifre nelle posizioni indicate. Non si tratta di un codice ricevuto automaticamente via SMS.
4. Concludi l’accesso e verifica la struttura associata. Custodisci separatamente password, scheda codici e PUK, rendendoli disponibili soltanto ai soggetti autorizzati.

Controllare la pagina iniziale e l’utenza corretta

Prima di ogni trasmissione, controlla l’ambiente di lavoro. Questo evita di registrare gli ospiti sotto una struttura diversa o di ignorare un avviso operativo. La pagina iniziale riporta, tra le altre informazioni:

• Utenza, denominazione della struttura e Questura competente, insieme agli avvisi del servizio. Se un dato essenziale non corrisponde, chiariscilo prima dell’invio.
• Ultimo accesso, informazioni sulla password e ultima ricevuta disponibile. Un accesso effettuato non prova che le schedine siano state trasmesse.

Le funzioni del menu: inserimento, file, analisi e ricevute

Alloggiati Web distingue la compilazione manuale, l’invio di file preparati da un gestionale, l’analisi delle trasmissioni e il download delle ricevute. Scegli la funzione adatta al tuo caso: inserire dati, validarli e inviarli sono operazioni diverse. Per muoverti durante la compilazione usa i pulsanti dell’applicazione, evitando i comandi avanti e indietro del browser.

Come inserire e inviare le schedine alloggiati

Nella funzione Inserimento scegli Ospite singolo, Capo famiglia oppure Capo gruppo. Prepara prima i dati dei documenti e dell’arrivo effettivo. La maschera accetta la data odierna o quella del giorno precedente: questo limite tecnico non autorizza a superare i termini di legge.

Per compilare correttamente la comunicazione:

• Indica data di arrivo, permanenza prevista e tipo di alloggiato. Per le utenze abilitate a più appartamenti, seleziona anche l’alloggio corretto.
• Inserisci cognome, nome, sesso, data e luogo di nascita e cittadinanza. Scegli le voci dalle tabelle del portale, senza inventare codici o abbreviazioni.
• Per il luogo di nascita scegli il Comune italiano oppure lo Stato estero. Se un Comune ha cambiato denominazione o è stato soppresso, controlla le voci storiche disponibili.
• Per ospite singolo, capofamiglia o capogruppo compila tipo, numero e luogo di rilascio del documento. Ricontrolla lettere e numeri prima della conferma.
• Rileggi il riepilogo, correggi gli errori segnalati e completa l’invio. La sola compilazione dei campi non conclude l’adempimento: serve l’esito positivo della trasmissione.

Famiglie, gruppi e minori: registrare ogni ospite

La registrazione del capofamiglia o del capogruppo non include automaticamente gli altri presenti. Aggiungi ciascun componente. Per esempio, una famiglia composta da due adulti e un bambino richiede i dati di tutte e tre le persone, organizzati nella medesima comunicazione.

• Compila la scheda del capofamiglia o capogruppo e prosegui con l’inserimento dei componenti.
• Aggiungi nome, cognome e gli altri dati anagrafici richiesti per ogni persona, compresi i minori.
• Controlla nel riepilogo che il numero delle persone corrisponda agli ospiti effettivamente arrivati.
• Prima della trasmissione elimina eventuali duplicati o correggi i componenti inseriti per errore.
• Conferma soltanto quando il gruppo è completo. L’assenza dei campi documento nella scheda del componente non elimina il dovere di identificare correttamente le persone.

Invio file TXT: differenza tra verifica e trasmissione

Se utilizzi un gestionale, puoi caricare un file conforme al tracciato del portale. Un elenco Excel, un PDF o una scansione dei documenti non sostituiscono il file TXT previsto. La funzione Elabora controlla il contenuto: il caricamento, da solo, non dimostra l’avvenuto invio.

• Esporta dal gestionale il file con il tracciato previsto nel manuale ufficiale, verificando utenza, appartamento e data di arrivo.
• Nella funzione di invio file usa Seleziona, scegli il documento e avvia Elabora per controllarne la validità.
• Leggi il riepilogo delle righe valide e degli scarti. Correggi i dati o le codifiche segnalate, senza modificare arbitrariamente le informazioni degli ospiti.
• Decidi se annullare prima della trasmissione e correggere tutto, oppure inviare le sole schedine valide. Nel secondo caso dovrai poi correggere e trasmettere soltanto quelle scartate.
• Completa il passaggio di invio previsto dopo l’elaborazione e verifica l’esito. Evita di ricaricare l’intero file se una parte è già stata accettata: potresti creare duplicati.

Ricevute Alloggiati Web: download e conservazione

Dopo la trasmissione, verifica l’esito nella funzione Analisi invii e scarica la ricevuta quando disponibile. Le FAQ ufficiali della Polizia di Stato precisano che le ricevute restano scaricabili per 30 giorni e devono essere conservate digitalmente per cinque anni.

Organizza il controllo con questa procedura:

• Consulta Analisi invii nella giornata della trasmissione: il portale consente la consultazione dei nominativi inviati soltanto per il giorno corrente.
• Accedi alla sezione Ricevute per scaricare il PDF relativo alla data interessata. Non confondere il riepilogo a schermo con il documento che attesta la comunicazione.
• Controlla data, numero di schedine e riferimenti della ricevuta rispetto alle operazioni effettuate. Il documento è firmato digitalmente ed è previsto il codice QR di verifica.
• Salva il PDF originale in una cartella protetta, organizzata per struttura e periodo. Una stampa può essere una copia di lavoro, ma non sostituisce la conservazione digitale richiesta.
• Predisponi una copia di sicurezza con accesso limitato. Verifica periodicamente che i file si aprano e che non manchino giornate con arrivi comunicati.
• Distingui la conservazione delle ricevute dai dati nominativi trasmessi. Il decreto prevede la cancellazione dei dati digitali e la distruzione degli elenchi cartacei di comunicazione una volta generata la ricevuta.
• Non conservare indiscriminatamente scansioni dei documenti per cinque anni: tale durata riguarda la ricevuta. Eventuali altri trattamenti devono avere una distinta finalità e una base giuridica adeguata.

Errori Alloggiati Web: scarti, password e ricevute mancanti

Di fronte a un errore, individua prima la fase in cui si è verificato. Un problema di accesso, un file scartato e una ricevuta non ancora disponibile richiedono controlli differenti. Non ripetere invii già accettati senza verificare l’esito.

1. Accesso negato: controlla credenziali e cifre della scheda codici. Da Supporto puoi aprire Recupera credenziali; il manuale indica le combinazioni necessarie di password, PUK e scheda. Se non possiedi gli elementi richiesti, rivolgiti alla Questura competente.
2. Dati errati prima dell’invio: correggi i campi o le righe scartate. Se l’errore emerge dopo una trasmissione accettata, chiedi all’ufficio competente la procedura di rettifica; non creare una seconda registrazione pensando che cancelli la prima.
3. Ricevuta non trovata: verifica data, utenza, appartamento ed esito dell’invio. Controlla gli avvisi del portale. Se la prova resta mancante, segnala il problema conservando gli elementi utili, senza considerare automaticamente fallita una trasmissione già confermata.
4. File perso: recupera la ricevuta dal portale entro la finestra disponibile o dalla tua copia di sicurezza. Se sono trascorsi i 30 giorni, contatta l’ufficio competente. Non reinviare vecchi ospiti per ricreare una ricevuta smarrita.

Portale bloccato o credenziali in attesa: cosa fare a Roma

La Questura di Roma indica una procedura alternativa via PEC al Commissariato competente per territorio in caso di guasto del sistema centrale nazionale, oppure durante l’attesa delle credenziali già richieste quando occorre rispettare i termini di comunicazione. Consulta i recapiti e le istruzioni ufficiali prima di inviare dati degli ospiti.

Questa eccezione non trasforma la PEC nel canale ordinario e non riguarda automaticamente un guasto del proprio computer o della propria connessione. Conserva la documentazione del problema e le ricevute della comunicazione alternativa. Non attendere passivamente oltre la scadenza se l’accesso non è ancora disponibile.

Checklist prima e dopo ogni arrivo

Una procedura interna chiara aiuta a evitare omissioni, soprattutto se più persone seguono l’accoglienza. Puoi usare questi controlli operativi, mantenendo separati adempimenti di pubblica sicurezza, amministrazione dell’attività e gestione delle prenotazioni.

1. Prima dell’arrivo:
   • Verifica che l’utenza sia attiva e associata alla struttura corretta.
   • Accertati di poter accedere con password e scheda codici.
   • Individua chi è incaricato della comunicazione e chi lo sostituisce in caso di assenza.
   • Controlla gli avvisi di manutenzione del portale.
   • Prepara una connessione utilizzabile anche in caso di problemi al dispositivo abituale.
   • Organizza l’identificazione degli ospiti all’ingresso.
   • Tieni disponibili le istruzioni della Questura territorialmente competente.
   • Verifica che il gestionale, se utilizzato, sia configurato per l’alloggio giusto.
2. Al momento dell’accoglienza:
   • Accerta l’identità delle persone effettivamente presenti.
   • Confronta i dati anagrafici con quelli dei documenti.
   • Annota correttamente arrivo e permanenza prevista.
   • Distingui ospite singolo, famiglia e gruppo.
   • Raccogli i dati di tutti i componenti, inclusi i bambini.
   • Controlla eventuali differenze tra prenotazione e presenze reali.
   • Individua il termine applicabile: 24 ore oppure 6 ore per soggiorni non superiori a 24 ore.
   • Limita l’accesso ai dati personali agli incaricati autorizzati.
3. Durante la trasmissione:
   • Seleziona l’appartamento, quando l’utenza gestisce più alloggi.
   • Controlla nomi e codici di Comuni, Stati e documenti.
   • Verifica che nessun ospite sia stato saltato.
   • Correggi gli errori prima della conferma finale.
   • Completa l’invio e leggi il messaggio di esito.
   • Se utilizzi file TXT, distingui righe accettate e scartate.
   • Controlla tempestivamente l’analisi degli invii effettuati.
4. Dopo l’invio:
   • Scarica la ricevuta digitale quando disponibile.
   • Verifica la corrispondenza con le trasmissioni eseguite.
   • Archivia il PDF originale e mantieni una copia di sicurezza protetta.
   • Gestisci la cancellazione dei dati trasmessi secondo le regole applicabili.
   • Completa separatamente statistiche e altri adempimenti dell’attività.

Se stai organizzando un’attività a Roma e devi verificare pratica amministrativa e requisiti dell’immobile, puoi richiedere una consulenza tecnica. Per credenziali, problemi di trasmissione e rettifiche di schedine, il riferimento resta la Questura: una consulenza privata non sostituisce l’assistenza del servizio pubblico.

Domande frequenti su Alloggiati Web

1. Alloggiati Web si può usare da smartphone? Sì, la Questura di Roma indica l’utilizzo anche da smartphone e tablet. Occorrono comunque credenziali, scheda codici e una connessione adeguata. Controlla con attenzione i dati e salva le ricevute in un archivio protetto, non soltanto nella cartella temporanea del telefono.
2. Serve ancora il certificato digitale per il login? No, la procedura di accesso con codici ha sostituito il vecchio certificato digitale. Segui la sezione Accesso del portale e il manuale ufficiale, evitando guide che chiedono installazioni o rinnovi del certificato nel browser.
3. Basta inviare una foto del documento prima dell’arrivo? No. La verifica dell’identità deve riscontrare effettivamente la corrispondenza tra ospite presente e documento. Il Consiglio di Stato, sentenza n. 9101/2025, ha chiarito l’obbligo di identificazione de visu e le condizioni per dispositivi idonei all’ingresso. Il semplice invio anticipato di una foto seguito da un codice per le chiavi non soddisfa tale verifica.
4. Posso gestire più appartamenti con una sola utenza? Il manuale prevede una funzione di gestione appartamenti per le utenze abilitate. Non dedurre però che ogni account la includa: occorre verificare l’abilitazione con la Questura. In ogni invio va individuato l’appartamento corretto; per i file cumulativi esiste un tracciato specifico.
5. Entro quando vanno comunicati gli ospiti? Entro 24 ore dall’arrivo. Per soggiorni non superiori a 24 ore, il termine è di 6 ore dall’arrivo. La distinzione è prevista dal decreto del Ministero dell’interno del 16 settembre 2021. Esempio: un arrivo alle 18 con partenza prevista la mattina seguente va comunicato entro mezzanotte.
6. L’invio tramite gestionale elimina i controlli manuali? No. L’integrazione può semplificare le operazioni, ma occorre verificare trasmissioni, scarti e ricevute. Il manuale descrive la chiave Web Service, distinta dalla password: dopo un cambio password bisogna generare una nuova WSKEY e aggiornare l’integrazione secondo le istruzioni del fornitore.
7. Come verifico che le schedine siano state inviate? Controlla l’esito della trasmissione e la funzione Analisi invii nella stessa giornata; poi scarica la ricevuta digitale dalla sezione dedicata. Una schermata compilata, un file caricato o una prenotazione presente nel gestionale non costituiscono da soli prova dell’adempimento.
8. Posso correggere una schedina già trasmessa? Per errori riscontrati dopo l’accettazione, contatta la Questura competente e segui la procedura indicata. Spiega quale invio è interessato senza trasmettere dati personali a recapiti non verificati. Un nuovo invio non equivale automaticamente a una rettifica del precedente.
9. La ricevuta deve restare sul portale per cinque anni? No. Le ricevute sono disponibili sul portale per 30 giorni; il gestore deve scaricarle e conservarle digitalmente per cinque anni. Organizza il download regolare e una copia di sicurezza: il portale non sostituisce il tuo archivio delle attestazioni.

Fonti operative: manuale e FAQ della Polizia di Stato, istruzioni della Questura di Roma e decreto ministeriale richiamati nel testo. Per aprire o regolarizzare una struttura, approfondisci separatamente pratiche e requisiti per casa vacanze, affittacamere e B&B a Roma.